Quem tem o costume de organizar festas e eventos sabe que ter um checklist para sua festa é essencial, num dado momento, você tem a impressão de que está tudo sob controle, tanto no planejamento, quanto nas contratações. Mas essa “quase certeza” pode pôr em xeque tudo o que foi idealizado para aquela data especial.
E é aí que entra uma ferramenta simples, mas muito eficaz, para evitar contratempos ou mesmo prejuízos em quaisquer tipos de eventos: checklist, ou lista de checagem.
Então, neste artigo, vamos abordar as diversas formas de criar uma checklist para sua festa e, assim, conseguir fazer a sua festa ser perfeita.
Como iniciar uma checklist
Num primeiro momento, o ideal é que se coloque no papel:
– Data do evento;
– Local escolhido;
– Tema ou estilo da festa;
– Número de convidados;
– E, se possível, o orçamento estimado.
A partir daí, comece a traçar alguns passos fundamentais para a sua realização.
Tente começar pelas ações maiores, ou de grande responsabilidade, como “contratar salão de festa” e vá listando até chegar aos detalhes, anotando tudo o que lembrar, inclusive preferência de fornecedores.
Apenas esse primeiro rascunho servirá para dar um norte na montagem da sua lista.
Criando a checklist
Então, com tudo anotado, é hora de montar a sua checklist. O ideal é que esse documento tenha o formato de um cronograma, pois tão importante quanto realizar as tarefas é cumpri-las no prazo, para que não haja confusões.
Caso haja divisão de tarefas com outras pessoas, estabeleça na lista o responsável por cada uma. Você também pode deixar um campo de observações, como um espaço extra para anotar:
– Fornecedor contratado ou nome da pessoa contatada;
– Telefone pessoal;
– Valores;
– Etc.
E, não menos importante, não se esqueça de deixar o campo para fazer o seu “check”, uma marcação que indique a conclusão daquela tarefa.
Checklist para as três fases do evento
Há quem prefira fazer três versões de checklist, e isso normalmente depende do tamanho do evento. No geral, quanto maior o evento, maior o número de checklists.
A versão pré-evento, usada em eventos de qualquer dimensão, considera o planejamento, organização e contratações. Já a segunda versão, é a checklist para ser usada durante o acontecimento, muito comum em cerimônias e eventos corporativos, que precisam de intervenções programadas para o seu andamento.
E, por fim, a lista do pós-evento, caso tenha alguma contagem final, pagamentos a fazer ou outros deveres após o fim do evento.
O que deve conter numa checklist?
Existem vários modelos de checklist que podem ser adaptados ao seu evento e necessidades específicas. Para uma festa de aniversário, por exemplo, você pode optar por uma lista mais sucinta e pontuar apenas o principal, como:
– Salão de festa;
– Decoração;
– Som;
– Fornecedores das comidas e bebidas, como por exemplo, buffet, serviço de bartender, bem-casado ou lembrancinhas;
– Foto e filmagem;
– Convites.
A partir desses, você pode incluir subitens com alguma particularidade que você não pode esquecer. Por exemplo, no serviço de bartender, lembrar-se de solicitar uma marca específica de bebida.
Faça tudo com antecedência
Às vezes, pode parecer que está tudo dentro do prazo e há tempo suficiente para resolver as pendências do cronograma. Com isso, esquecemos que imprevistos acontecem e, dependendo da proporção, podem colocar tudo a perder.
Quando se trata de uma checklist para eventos, na maioria das vezes, diversas tarefas precisam ser resolvidas praticamente no mesmo período e o atraso de um dos itens pode comprometer o cumprimento de outros, ou de tomar decisões importantes.
Por isso, tente resolver tudo com antecedência para ter a tranquilidade de poder curtir a sua festa que, com o apoio do sua checklist, com certeza sairá perfeita.
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